Saiba por que a emissão de nota fiscal é tão importante para o seu negócio

A emissão de nota fiscal é uma rotina de empresas de todos os portes. Mais do que uma formalidade, esse procedimento é fundamental para manter um bom controle financeiro e evitar problemas com o Fisco.

Se você está pensando em abrir um negócio, a ideia de emitir notas fiscais pode assustar. Mas você vai descobrir, neste artigo, que pode ser muito mais simples do que imagina. Continue a leitura e entenda sobre a emissão da nota fiscal, para que serve, quem precisa emitir esse documento e, de bônus, um passo a passo prático de como fazer!

A nota fiscal (NF) é um documento formal que registra transações de compra e venda de produtos ou contratação de serviços. Além do valor dos itens, ela também registra tributos e impostos que incidem na operação. Ademais, é necessária em processos de transferências, devoluções, trocas e remessas de produtos.

O processo de emissão se dá quando os dados da transação são inseridos e registrados para detalhar todas as informações da operação. Exceto no caso dos Microempreendedores Individuais (MEI), que podem fazer a emissão manual das notas, o processo de emissão é feito eletronicamente via plataformas específicas, sobre as quais vamos falar mais adiante.

A função básica da emissão de nota fiscal é manter a legalidade das operações da empresa. Dessa forma, além de evitar problemas com a Receita Federal e outros órgãos fiscais, o documento assegura que todos os produtos comercializados são legalizados e as transações são legítimas.

Além disso, as notas fiscais também são uma ferramenta essencial para os contadores fecharem as contas no fim do mês. Afinal, esses documentos registram várias informações contábeis que facilitam o trabalho da contabilidade fiscal. Alguns dos dados que constam na nota fiscal são:

● CNPJ da empresa que vende o produto ou fornece o serviço;

● CPF ou CNPJ do comprador, ou tomador de serviços;

● razão social;

● endereço;

● inscrição estadual;

● marca, modelo, valor e número de série do produto;

● data da compra;

● impostos e tributos.

A função das notas fiscais também depende do tipo de documento. Alguns dos principais são:

● NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica): é o modelo mais utilizado por negócios que prestam serviços, como atividades da construção civil, escolas, consultas médicas, oficinas mecânicas, academias etc.;

● NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica): usado para substituir o cupom fiscal convencional, muito utilizado por varejistas, como supermercados e drogarias;

● CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico): usado por empresas de transporte ou frete;

● MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais): criado para facilitar a fiscalização no transporte interestadual de cargas em todo o território nacional;

● Nota Fiscal de Importação e Exportação: direcionada para empresas que vendem produtos para o exterior.

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Toda empresa precisa emitir nota fiscal sempre que fizer uma operação comercial, ou seja, uma venda de serviço ou produto. Essa obrigatoriedade vale para negócios de todos os portes. Existe apenas a exceção do Microempreendedor Individual que não precisa emitir a nota fiscal caso o consumidor seja uma pessoa física.

Por fim, é bom lembrar que, se não houver nota fiscal, as mercadorias podem ser impedidas de circular se forem pegas em fiscalização.

A emissão de nota fiscal tem uma grande importância não somente para a legalidade da empresa, mas também para o Estado e o consumidor final.

Do ponto de vista do Estado, o uso de notas fiscais, especialmente na modalidade eletrônica, reduz os prejuízos com a sonegação de impostos. Um estudo recente do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) revelou que as perdas podem chegar a R$ 2,33 trilhões por ano. Por isso, é importante esse monitoramento contínuo.

Para o consumidor, a NF-e é uma ferramenta que garante o direito de recorrer em casos de problemas para conseguir devolução, restituição, abatimento e acesso à garantia do produto em casos de defeitos.

Mas que vantagem a emissão da nota fiscal pode representar para o seu negócio? Alguns benefícios incluem:

● idoneidade: em primeiro lugar, o documento garante que seu empreendimento não vai sofrer com multas ou outras penalidades impostas pelo Fisco. O crime de sonegação fiscal pode gerar multas de até 225%;

● credibilidade: empreendedores que emitem notas fiscais são mais bem-vistos pelos clientes, pois expressam profissionalismo e segurança;

● novas oportunidades de negócio: somente com a emissão de notas fiscais você poderá vender para outras empresas, abrindo a possibilidade de fornecer produtos e serviços para um novo público;

● controle financeiro: ao emitir notas fiscais, automaticamente, você mantém um registro de suas vendas, facilitando o controle das finanças do seu negócio.

Agora que você entendeu o que é e qual a importância de emitir nota fiscal, confira como começar a fazer isso no seu negócio.

Formalize seu negócio

O primeiro passo essencial é formalizar seu negócio, para obter seu CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica). Se você desejar ser um Microempreendedor Individual (MEI), esse cadastro pode ser feito em poucos minutos pela internet no Portal do Empreendedor.

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Como já mencionamos, existem diferentes tipos de NF-e. Cada uma direcionada para uma atividade e modelo de negócio. Isso vai determinar onde e como você vai se credenciar para emitir a nota. Para tanto, vale buscar a orientação de um contador, que vai auxiliar você nesse enquadramento.

Basicamente, todo empreendedor precisa saber a diferença entre:

● NF-e:para quem vende produtos;

● NFs-e: para quem presta serviços.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) são documentos digitais utilizados para registrar operações de venda e prestação de serviços, respectivamente, substituindo suas versões em papel.

A principal diferença entre elas reside no tipo de operação que documentam. A NF-e é utilizada em operações de circulação de mercadorias, sendo essencial para a gestão fiscal de empresas do setor de comércio e indústria.

Já a NFS-e registra a prestação de serviços, sendo obrigatória para prestadores de serviços de diversas áreas. Ambas são fundamentais para a fiscalização tributária, porém, a NFS-e é emitida pelos municípios, enquanto a NF-e é gerida pelos estados, refletindo as competências tributárias de ICMS e ISS, respectivamente.

Se você vende produtos, como peças de artesanato, deverá emitir a NF-e. Para isso, precisará usar o portal da Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado ou adotar um software automatizado. Isso é necessário porque esse tipo de operação cobra impostos ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Você pode fazer o cadastro pelo site usando um certificado digital, presencialmente ou enviando os documentos autenticados, dependendo do que for exigido pela sua Sefaz. Normalmente, empresas que precisam emitir um alto volume de notas fiscais usam sistemas automatizados integrados que agilizam essa tarefa.

Por outro lado, se você apenas presta serviços, a inscrição estadual não é necessária. Então, geralmente, bastará ir ao setor fiscal da sua prefeitura e se cadastrar para emitir notas fiscais pelo site.

Como vimos, a emissão de nota fiscal é essencial para a legalidade do seu empreendimento. Apesar de ser um processo um pouco burocrático de início, após fazer o credenciamento, a rotina do registro das notas é simples e rápida. Trata-se de uma prática básica para garantir que seu negócio trabalhe dentro das normas do Fisco.

Essas informações foram claras e úteis para você? Então, compartilhe o post em suas redes sociais e ajude outros empreendedores a avançarem nesse passo!