Gestão backoffice: Entenda a importância desse diferencial para sua empresa

Por Itaú Empresas

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Homem em um depósito observando o estoque de produtos
Homem em um depósito observando o estoque de produtos

Backoffice é um termo em inglês que significa “atrás do escritório”. Sabe todas as tarefas realizadas na sua empresa sem contato direto com o cliente, mas que fazem toda a diferença no atendimento? Elas se encaixam nessa parte de retaguarda administrativa e entram na gestão de backoffice.

Ter todos os processos operacionais funcionando bem e em sintonia com o atendimento é indispensável para a boa experiência de compra do cliente. Por isso, preparamos este texto para explicar melhor quais são as funções do backoffice e como você pode otimizá-las. Confira!

O que é backoffice e para que serve?

O backoffice abrange todos os setores responsáveis por cuidar de processos de retaguarda administrativa de uma empresa. Ou seja, são aqueles que não têm contato direto com o cliente e servem para apoiar o front office (a “frente do escritório”).

Então, a principal função do backoffice é dar suporte às atividades principais da empresa. Por exemplo, se você tem um comércio, sua principal atividade está no setor de vendas. Entram no conjunto de tarefas de retaguarda basicamente todos os departamentos que não sejam comerciais.

A gestão do backoffice, por sua vez, nada mais é do que o acompanhamento criterioso dessas atividades. Por não ser a atividade principal do negócio, as empresas correm o risco de não dar tanta atenção a esses processos, dedicando todos os esforços para as vendas, por exemplo.

Porém, os setores de logística, compras, finanças, entre outros, devem funcionar 100% bem para que o atendimento ao cliente seja da maior qualidade, concorda? Afinal, caso aconteça algum problema operacional na logística, a entrega do produto ao cliente pode atrasar, gerando uma experiência de compra ruim.

Agora, se a empresa não mantém as finanças saudáveis, pode ter problemas na gestão de caixa e atrasar a compra de produtos para reposição de estoque. Isso também levaria a problemas na entrega do produto ao cliente. Em resumo, todas as atividades da empresa estão ligadas em alguma medida e precisam ser igualmente bem-cuidadas.

Qual a importância da gestão de backoffice para o negócio?

Como dissemos, a parte da retaguarda administrativa tem por objetivo a garantia do perfeito funcionamento dos processos antes, durante e depois do relacionamento com o cliente. Mesmo em pequenos negócios, que não contam com departamentos distintos, a atenção ao backoffice faz toda a diferença.

Isso porque todas as atividades da empresa estão vinculadas e levam a impactos entre si, mesmo que você demore para enxergá-los. No fim das contas, uma boa gestão de backoffice se relaciona à boa experiência de compra do cliente.

Com esse zelo pela boa experiência, seu negócio tende a conquistar mais público, reter clientes, aumentar a receita e continuar em crescimento. Afinal, esse é um dos critérios determinantes para a decisão de compra. De acordo com o Relatório Zendesk de Tendências da Experiência do Cliente (CX 2021):

75% dos consumidores se dizem dispostos a gastar mais para adquirir produtos de empresas que proporcionam boas experiências;

50% dos consumidores mudam para a concorrência após uma experiência de compra ruim;

80% dos consumidores preferem a concorrência após terem mais de uma experiência ruim com a sua empresa.

Como a experiência do cliente depende de todos os processos da sua empresa funcionando com eficiência e harmonia, podemos dizer que a gestão de backoffice beneficia o número de vendas e o faturamento.

Você consegue identificar, prevenir e resolver rapidamente falhas em qualquer função operacional da empresa, evitando problemas indiretos na atividade principal da organização.

Quais são os benefícios da Gestão backoffice para a sua empresa?

A gestão backoffice irá trazer alguns benefícios essenciais para a sua empresa como:

  • Melhora da Eficiência Operacional: Automatiza tarefas administrativas, reduzindo erros manuais e aumentando a produtividade.
  • Foco em Atividades Estratégicas: Libera a equipe para se dedicar a tarefas que agregam mais valor ao negócio.
  • Redução de Custos: Diminui despesas operacionais ao otimizar processos e eliminar redundâncias.
  • Melhora na Tomada de Decisões: Fornece dados precisos e atualizados, essenciais para decisões informadas e estratégicas.
  • Aumento da Satisfação dos Colaboradores: Minimiza atividades repetitivas e pouco produtivas, melhorando o ambiente de trabalho.

Como melhorar a gestão de backoffice?

Abaixo, veja algumas dicas para que toda a parte de retaguarda do seu negócio funcione bem!

Mapeie e otimize processos

O primeiro passo para fazer um bom gerenciamento de backoffice é entender todos os processos que fazem parte dele. Então, comece por mapear as tarefas e atividades operacionais do seu negócio — você pode agrupá-las por setor e destrinchar todas as etapas.

Em seguida, pense em formas de otimizar esses processos, o que pode englobar diversas práticas como:

● Agrupamento ou reorganização de etapas;

● Treinamento de colaboradores;

● Adequação de espaços físicos;

● Contratação de mais pessoas;

● Troca de metodologias;

● Compra de materiais etc.

Além disso, a automatização sempre combina com otimização. Por isso, veja quais tarefas podem ser realizadas de forma automática, com o auxílio de softwares, máquinas e equipamentos.

Principalmente as tarefas repetitivas e com regras claras são excelentes candidatas à automatização. Os benefícios são enormes: os funcionários têm mais tempo disponível para outras atividades e muitos erros são prevenidos.

Tenha um sistema de gestão integrada

Falando da importância de automatizar tarefas, um sistema de gestão integrada contribui muito para isso nas áreas mais administrativas do seu negócio. Eles são chamados de ERPs e geralmente têm 4 módulos: faturamento, financeiro, compras e estoque.

Com eles, as atividades desses setores são integradas, permitindo uma visão muito mais ampla do backoffice. Assim, não só as rotinas são descomplicadas e os retrabalhos diminuem, como você tem acesso a dados estratégicos para tomar decisões.

Estabeleça metas e objetivos

Assim como temos metas de vendas e de faturamento, é importante defini-las também para os setores de backoffice. Objetivos claros contribuem muito para a produtividade, além de servirem como referência para a identificação de gargalos (restrições ou dificuldades que impedem a eficiência de um processo).

Trace e acompanhe indicadores

Estabeleça um conjunto de indicadores de desempenho relacionados aos resultados do backoffice e acompanhe regularmente os números. Assim, você poderá monitorar o progresso da equipe em relação às metas estabelecidas e pensar sempre em novas estratégias para melhorar as atividades de retaguarda do seu negócio.

Tenha uma equipe preparada

Por fim, não deixe de dedicar esforços à capacitação da equipe de backoffice. Garanta que todas as pessoas que trabalham no seu negócio estejam alinhadas e motivadas em uma única direção, além de terem o preparo técnico para suas funções.

Conseguiu entender a importância da gestão de backoffice? Muitos novos empreendedores caem no erro de se dedicar somente à atividade principal do negócio, sem se dar conta de que as funções de retaguarda também impactam a experiência do cliente. Por isso, vale a pena dar atenção a esses processos.