BPO financeiro: o que é e como pode ajudar seu negócio!

Uma ótima alternativa para profissionalizar a gestão de uma empresa está no serviço de BPO financeiro. Ele consiste em uma terceirização do setor, fazendo com que seja administrado com muito mais profissionalismo. De quebra, os empresários podem se concentrar na atividade principal de seus empreendimentos.

Este artigo mostra como isso pode ser possível. Ao ler o texto, você entenderá o conceito de BPO financeiro e saberá quais são as vantagens na contratação, além de conhecer as suas entregas. Por fim, verá como encontrar uma empresa que preste bem esse tipo de serviço.

Prossiga e fique por dentro do assunto!

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A sigla de BPO financeiro vem da expressão em inglêsBusiness Process Outsourcinge faz referência à "terceirização de processos de um negócio". Na prática, quer dizer que umaempresapode ter a opção de contratar os serviços de um parceiro de negócios que cuidará dessa parte para que os proprietários concentrem-se na atividade principal do empreendimento.

Isso pode parecer um pouco confuso inicialmente, mas, se você refletir um pouco, verá que o conceito faz muito sentido. Quando pensamos nas atividades que envolvem um departamento financeiro, vemos que a maioria deles segue um determinado padrão. Dessa forma, podem muito bem ser administradas por uma empresa especializada nesse tipo de serviço.

Assim, a parceria se mostra altamente estratégica, pois a empresa prestadora do serviço de BPO financeiro deve conhecer a realidade do negócio, ao mesmo tempo que cuida de rotinas que obedecem a um padrão. Assim, pode conduzir o negócio visando ao futuro e a levar insights para a aplicação dos recursos que serão acumulados em seu caixa.

Esse tipo de solução funciona por meio da prestação de serviços de uma empresa terceirizada. Todo o departamento financeiro fica no seu encargo, de modo que o objetivo central é dar mais dinamicidade à operação como um todo, tornando-a mais lucrativa.

Apesar de parecidos, é importante que você saiba diferenciar BPO, assessoria e consultoria, e, assim, contratar o mais indicado para o seu negócio. Uma das diferenças principais entre os três é seu nível de envolvimento com a empresa. O BPO financeiro atua nas tomadas de decisões, a assessoria fica com nível mais técnico, enquanto consultoria, nível estratégico.

Entenda as particularidade de cada papel:

BPO financeiro — Tem impacto na terceirização do modelo de negócio, por isso sua influência se reflete tanto na estrutura financeira quanto na cultura da empresa.

Assessoria — É um auxílio técnico, comumente acompanhado de algum projeto específico, sendo um serviço mais pontual. Pode oferecer soluções, mas não tem responsabilidade na tomada de decisão, quanto um BPO.

Consultoria — Sua atuação em nível estratégico, desempenha um papel de aconselhar na solução de problemas ou decisões a serem tomadas. Sugere a melhor direção para o negócio, mas sem o poder para a tomada de decisão.

Existem diversas vantagens notáveis em terceirizar os serviços financeiros de uma determinada organização. Acompanhe, a seguir, alguns dos principais.

Segurança

Um ponto muito relevante na contratação de um serviço de BPO financeiro é a segurança trazida às finanças da empresa. Em primeiro lugar, isso decorre do fato de os trabalhos serem conduzidos por equipes especializadas. Isso reduz as chances de erros e, consequentemente, de prejuízos.

O segundo ponto relevante é a possibilidade de serem feitos planos de redução de custos que trarão economia para o caixa da organização. Quando olhamos para o ponto de vista contábil, fica mais fácil de entender, já que nossa legislação tributária é muito complexa.

Produtividade

Com a terceirização dos serviços financeiros de uma companhia, os administradores nativos ficam com muito mais tempo para dedicar-se aos negócios principais do empreendimento. Naturalmente, isso se traduz em maior ganho de produtividade.

Como se isso não bastasse, vale a pena observar que a eficiência operacional desse setor aumenta bastante e pelo mesmo motivo. Com profissionais especializados cuidando das finanças empresariais, há um consequente ganho em escala.

Planejamento

Novamente, por conta da liberação de ocupações concernentes ao setor financeiro, os donos dos empreendimentos podem se dedicar a fazer planejamentos estratégicos ou, mesmo, melhorar os já existentes.

Normalmente, quando não há um BPO contratado, é normal que esses serviços sejam feitos pelos proprietários, o que consome muito tempo. Terceirizando essa parte, há espaço de sobra para pensar e elaborar planos de expansão — e se dedicar à sua execução.

Conheça as 3 fases principais de um processo de BPO financeiro:

1. Inicialização

A primeira etapa de um BPO financeiro bem estruturado é iniciar a formulação dos serviços. Para isso, a empresa contratada deve "mergulhar de cabeça" no departamento da organização que a contratou. A intenção é conhecer em detalhes todo o histórico e o modo de funcionamento do departamento. Vale ressaltar que isso só pode acontecer depois do contrato assinado.

Dessa forma, todos os dados relevantes devem ser levantados nessa fase do trabalho. Se foram utilizados sistemas de informação, estes devem ser mapeados de forma a serem completamente entendidos. Tudo isso servirá de base para propor as mudanças necessárias e o estabelecimento de novos procedimentos. Essa é uma etapa de onboarding e acontece apenas no início da operação.

2. Manutenção

Essa é a etapa principal de um BPO financeiro, pois, em linhas gerais, significa o andamento da operação em seu dia a dia. As rotinas operacionais e a forma pela qual são executadas pelo parceiro contratado são fundamentais, pois são elas que dirão qual será a eficiência do serviço.

Alguns procedimentos característicos dessa etapa são o agendamento de pagamentos, elaboração de relatórios financeiros (como DRE e fluxo de caixa), além de conciliação bancária e emissão de notas fiscais e de cobrança. Tudo isso deve estar previsto em contrato como prestação do serviço.

3. Suporte

Tão importante como a manutenção, a etapa de suporte é essencial, pois é responsável por gerar todos os dados tão atualizados quanto possível. Isso serve de base para as futuras decisões estratégicas que serão tomadas ao longo do tempo.

Cabe lembrar que isso pode alimentar também um grande banco de dados, conhecido como big data. Trata-se do armazenamento de um grande conjunto de informações que permitirá obter novos insights para o negócio contratante do BPO financeiro.

Não existe fórmula mágica para encontrar um bom parceiro de negócios. Um dos melhores caminhos é fazer uma pesquisa de mercado que indique uma empresa bem qualificada e apta a prestar o serviço com alto padrão de excelência.

Tempo de mercado e cases de sucesso também são bons indicadores. Geralmente, existem consultorias contábeis que têm o serviço de BPO financeiro como uma opção dentre o seu portfólio. Também podem ser acrescentados o auxílio na parte fiscal e tributária da companhia.

O BPO financeiro é uma ótima oportunidade de otimizar os negócios de qualquer empreendimento. Ao delegar tarefas rotineiras desse departamento a uma empresa especializada, o contratante pode se concentrar nocorebusinessdo negócio. Isso traz mais produtividade, pois a especialização aumenta e há tempo para se dedicar ao planejamento estratégico.

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