Gestão de caixa apoiando a saúde financeira do seu negócio

Como anda a gestão de caixa do seu negócio? Essa pergunta pode pegar de surpresa alguns empreendedores. Para falar a verdade, controlar as finanças de uma empresa, independentemente do porte, é um grande desafio. É muito fácil as contas se embaralhem e, antes de chegar ao fim do mês, faltar dinheiro para pagar as despesas.

Mas não precisa se assustar! Existem muitas dicas práticas que podem te ajudar a organizar as finanças do negócio de um modo simples e descomplicado. E a gente está aqui pra compartilhar com você as melhores ações para colocar as contas nos eixos. Vamos começar?

Em primeiro lugar, vamos partir dos conceitos mais simples. O que é gestão de caixa mesmo? Bem, estamos falando aqui do controle ou registro do dinheiro que sai e entra no negócio. Na lista de recebimentos, você vai registrar as vendas:

• feitas à vista ou no dinheiro;
• no cartão de crédito;
• a prazo;
• por meio de duplicatas;
• em boleto.

O que sai do negócio são os pagamentos de:

• contas de consumo;
• salários e comissões de funcionários;
• impostos;
• taxas bancárias;
• fornecedores.

Esses são apenas alguns exemplos. Na rotina da empresa, existem outras movimentações de dinheiro. É importante lembrar que a gestão de caixa registra também transações que são previstas, ou seja, que vão ocorrer no futuro.

Isso é o que chamamos de fluxo de caixa projetado. Organizadas em datas futuras, essas transações incluem:

• recebimentos previstos de vendas a prazo (cartão, carnê, boleto, pagamentos recorrentes etc.);
• impostos já esperados em datas específicas;
• pagamentos de despesas fixas;
• repasse a fornecedores.

A ideia é que a gestão de caixa crie uma projeção para, pelo menos, um período de 3 meses à frente. Mas para que tudo isso? Todo esse registro vai gerar muitos benefícios práticos e estratégicos na sua gestão e é um passo importante para a profissionalização da empresa. Veja por que vale a pena!

A gestão de caixa por meio do registro de todo fluxo de transações atuais e futuras fornece uma visão muito clara sobre a saúde financeira do seu negócio. Os números revelam as reais condições da sua empresa, dando uma base firme para tomar decisões. Considere alguns dos benefícios e ações que você vai conseguir executar.

Compreender de onde vem e para onde está indo o dinheiro

Muitos empreendedores não sabem exatamente quanto a empresa recebe ou paga por mês. As contas simplesmente chegam e são pagas com o que entra, sem nenhum controle. O resultado disso é a falta de recursos para cobrir as contas futuras.

Acontece que essa desorganização tem um efeito muito prejudicial ao negócio. As dívidas vão se acumular e chega a um momento que fica insustentável. Mas também pode acontecer de os recebimentos serem bem volumosos e até sobrarem, mas como não há um controle, o empreendedor acaba direcionando esse excedente para fins que não são importantes são relevantes ao crescimento da empresa.

Agora imagine um cenário em que existe uma boa gestão de caixa, e o empreendedor sabe exatamente de onde vêm seus recursos e para onde vai cada centavo. Com essa visão clara, fica muito mais simples identificar desperdícios e gastos que podem ser reduzidos ou mesmo eliminados.

Sem falar que as oportunidades de bons negócios ficam mais nítidas. Por exemplo, o proprietário entende facilmente quais produtos ou serviços geram mais lucro. Então, ele pode investir mais nesses itens para otimizar sua receita. Demais, né?

Entender os gastos futuros

A gestão de caixa dá uma visão clara não apenas do que acontece agora, mas também amplia os horizontes da empresa. Ao projetar o caixa para as futuras despesas e receitas, fica mais prático se preparar.

Por exemplo, se o empreendedor sabe que daqui a 3 meses vai precisar fazer uma manutenção programada nos seus equipamentos, substituir máquinas ou aumentar seu estoque, então, desde já ele pode poupar recursos e fazer promoções para escoar produtos encalhados. Assim ganhar espaço de armazenamento e gerar mais dinheiro no caixa.

Quando nos preparamos mais adequadamente tendo em mente os gastos futuros, também ganhamos tempo para reduzir as despesas. Digamos que esteja planejando a compra de um equipamento. Com planejamento bem antecipado, você pode ficar preparado para aproveitar promoções ou mesmo reunir recursos para pagar à vista, obtendo descontos bem vantajosos.

Evitar saldo negativo

Saldo negativo? Isso é prejuízo, não é verdade? Ficar dependente do dinheiro de terceiros deixa tudo mais caro. Afinal, empréstimos, cartão de crédito, cheque especial, antecipação de recebíveis e outros tipos de produtos financeiros geram juros e taxas desnecessários se não forem bem-planejados. Isso reduz sua margem de lucro e deixa seu negócio vulnerável no mercado.

Você acredita que muitas empresas estão no negativo e nem sabem disso? Há dinheiro em caixa, mas muitas dívidas em instituições financeiras. E como isso poderia ter sido evitado? Com uma boa gestão de caixa.

Ao registrar suas despesas e receitas, o saldo do seu caixa fica muito claro. Então, o empreendedor já consegue ter uma ideia de quanto terá disponível até o fim do mês ou até uma data específica. Se ele percebe de antemão que as finanças vão ficar no vermelho, é só pisar o pé no freio e fazer os ajustes necessários. Assim, ele evita um saldo negativo.

Ter mais clareza para tomar decisões

As informações geradas pela análise e planejamento das receitas e despesas vão dar um insumo necessário para você saber que decisões tomar. Afinal, sem uma noção clara de como está a saúde financeira do negócio, como saber se dá para investir ou se é necessário poupar?

Além disso, os números podem revelar fraquezas e potencialidades do seu negócio. Assim, você vai conseguir ditar com mais segurança quais serão os rumos da empresa.

Até aqui deu pra perceber que é praticamente impossível fazer uma empresa crescer sem o mínimo de controle financeiro. Um empreendimento sem uma boa gestão está fadado ao fracasso.

Assim como o corpo humano dá sintomas de que algo pode estar errado, a empresa também dá sinais. A maior parte deles, acredite, são percebidos nas finanças. Por isso, pensar na saúde financeira do negócio é tão importante. Veja só alguns aspectos que revelam a força de uma empresa!

Aumento no volume de faturamento e maior lucratividade

Quando falamos em faturamento, nos referimos ao dinheiro que entra para a conta da empresa por meio das vendas e contratos fechados. E claro, quanto maior o faturamento, melhor, não é verdade? Mas pensa bem: se o faturamento for alto, mas as contas forem proporcionalmente caras, não adianta muito, né?

Aqui está o valor de uma boa gestão de caixa. A consequência de um bom controle — e das estratégias construídas com base nas informações levantadas — vai permitir que o empreendedor consiga aumentar sua margem de lucro.

Dinheiro em caixa para investir

Quando você pensa em comprar um novo equipamento, aumentar a equipe, ampliar o estoque ou vender novos produtos, a ideia é fazer a empresa crescer, não é mesmo? A gente sabe que essas ações só são possíveis tendo dinheiro, seu ou de terceiros. No entanto, recorrer a empréstimos e financiamentos, apesar de ter seu valor estratégico, pode comprometer seu caixa, especialmente se você não estiver com suas finanças em dia.

Por outro lado, quando se conta com dinheiro em caixa, o empresário tem muito mais liberdade para aplicar os recursos em investimentos mais vantajosos. Além disso, vai ser mais fácil aproveitar oportunidades de negócios que talvez surjam repentinamente.

Margem para boas condições de negociação

Quando a empresa tem recursos para pagar seus fornecedores à vista, é muito tranquilo negociar preços mais baixos ou condições de pagamento mais interessantes à empresa e seus clientes. Pense bem: se você reduz o custo dos seus insumos e produtos, isso se reflete tanto em preços quanto na margem de lucro em cada venda. Você ganha, então, um importante diferencial competitivo. Que tal?

Bom controle dos custos

Outro impacto na saúde financeira a partir da boa gestão de caixa é o controle de custos. Muitos empreendedores não veem o negócio crescer porque a lucratividade é baixa. Isso se dá em alguns casos nos quais os custos são elevados. Mas isso não é algo que fica na cara se não houver um bom controle, entende?

Agora que você já entendeu a importância da gestão de caixa para a saúde financeira do seu empreendimento, veja como colocar a mão na massa, quer dizer, no controle das finanças do negócio.

Vamos compartilhar dicas bem práticas para você construir e manter uma gestão de caixa eficiente. Entenda como pequenas ações no dia a dia, ferramentas bem acessíveis e decisões estratégicas podem mudar a situação financeira da sua empresa!

Não misture assuntos pessoais no seu fluxo de caixa

A gente precisa partir do básico da gestão financeira de qualquer empreendimento: entenda que é muito importante separar a empresa da pessoa por trás dela. Quando essas figuras se misturam, é complicado demais fazer uma gestão adequada do negócio.

A maneira mais prática de fazer essa separação é abrir contas bancárias distintas: uma para você, pessoa física, e outra do seu negócio, pessoa jurídica. Assim, todas as movimentações financeiras da empresa passarão apenas pela conta PJ.

O mesmo vale para o cartão de crédito. Não faça compras da empresa no cartão pessoal, nem o contrário. Como dizem, cada um no seu quadrado. Aí, não vai ter enrolação.

Mas, então, como ficam minhas despesas pessoais? Bem, é só definir seu pró-labore, ou seja, uma espécie de salário mensal para o empresário. Escolha uma data do mês para depositar o valor da conta PJ na sua conta pessoal e pronto! É como se esse “salário” fosse uma despesa da empresa e você se tornasse funcionário do seu próprio negócio.

Prefira fazer movimentações por meios eletrônicos

Considerando que sua empresa tem a própria conta PJ e um cartão de crédito empresarial, sempre prefira fazer aquisições e pagamentos por meios eletrônicos. Isso permite que todas as movimentações fiquem registradas na fatura e no extrato bancário, facilitando a conciliação. Em outras palavras, nenhum gasto vai ficar esquecido, certo?

Registre todas as movimentações

A ação básica de uma gestão de caixa é o registro das transações em uma planilha. Pode deixar que mais à frente a gente vai falar sobre quais ferramentas usar ao fazer os lançamentos. No entanto, por ora, lembre-se de detalhar:

• a data;
• a descrição;
• o valor;
• a categoria de gasto.

Pode não ser fácil, mas é preciso ter disciplina com esses registros, hein?! Não pode esquecer nada. Os mais difíceis são aquelas pequenas comprinhas pro estabelecimento, como materiais de limpeza e o cafezinho. Como são pequenos valores, a gente nem percebe. Por isso, é vantajoso sempre usar os meios eletrônicos para fazer pagamentos. Desse jeito, eles já vão ficar registrados.

Lembra que falamos do fluxo de caixa projetado? Então, ele também deve entrar nesse registro. Basta lançar as despesas e receitas que você espera ter nas datas futuras.

Defina um orçamento para a empresa

Um orçamento é basicamente uma previsão de gastos. Calcule quanto você gasta na empresa para pagar funcionários, repor estoque, comprar insumos e materiais, cobrir despesas da estrutura, como água, gás, luz e internet, entre outros custos. Não se esqueça do seu próprio pró-labore, é claro.

Com base nessas informações, você vai entender quanto seu negócio precisa por mês para continuar funcionando. Mantenha esse montante bem registrado.

Verifique o fluxo de caixa todos os dias

À medida que você registra as movimentações, faça uma análise diária de como está a saúde financeira do negócio. Será que as receitas vão dar conta das despesas? É necessário cortar alguns custos ou segurar algum investimento? Para ter as respostas certas, os indicadores financeiros vão te ajudar.

Seja realista em relação ao capital de giro

O capital de giro é o volume de recursos que você tem disponível a curto prazo para sanar suas despesas e contas a pagar para, assim, manter o negócio funcionando. Ele vai sustentar a empresa até que os investimentos deem retorno.

Sem capital de giro adequado, seu negócio pode ficar em risco. Ou seja, você pode ter contas a receber no futuro, mas não contar com o dinheiro em mãos para pagar suas despesas.

Por isso, construir um orçamento e acompanhar de perto o fluxo de caixa é tão importante. Esse é um dos aspectos que precisam estar presentes logo no início, ao construir seu plano de negócios. Assim, você vai saber com maior clareza quanto exatamente é necessário ter de capital de giro para trabalhar com segurança.

Estude os indicadores financeiros

Ao passo que avança na sua gestão financeira, alguns números começam a ficar claros e você tem alguns insights sobre como administrar o dinheiro da empresa. Essas ideias podem surgir mais facilmente quando o empreendedor aprende a calcular alguns indicadores financeiros.

O indicador que você vai começar a analisar de cara é o fluxo de caixa, ou seja, o saldo que sobra no fim do mês. Esse é o mais simples e o principal para ser acompanhado.

Outro indicador importante é o lucro líquido. Ele leva em conta todas as receitas da empresa e subtrai todos os custos, incluindo as despesas fixas e variáveis do negócio, como funcionários, energia elétrica, além dos insumos, é claro.

Conte com a automação de processos

A digitalização da empresa tem um papel muito importante na gestão de caixa, pois facilita o lançamento de informações e a análise de dados. Sabia que um software pode automatizar todas essas atividades burocráticas e repetitivas? Assim, fica muito mais intuitivo manter o controle bem-organizado.

Um software de gestão pode ser integrado ao caixa, ao estoque e à sua gestão financeira. Dessa forma, a cada venda realizada, o valor já é lançado automaticamente no fluxo de caixa e o produto debitado no estoque. Muito prático, né?

Essas ferramentas são muito úteis também para gerar relatórios financeiros. Com apenas alguns cliques, você tem acesso a um diagnóstico completo dos números relativos ao seu negócio, como faturamento, lucro, saldo e custos. Com isso, as chances de erros diminuem e a empresa ganha tempo.

Outro processo que pode ser automatizado é a conciliação bancária. Afinal, o dinheiro do seu negócio está nas contas bancárias, no seu caixa e talvez em outros locais. Esses softwares permitem que todas essas informações sejam integradas em uma plataforma só, agilizando sua gestão financeira.

Adote uma estratégia de sinalização

A estratégia de sinalização é uma forma lógica de organizar as contas. As movimentações são registradas em diferentes categorias, conforme sua natureza. Por exemplo:

• recebimentos de clientes;
• contas a receber;
• impostos e tributos;
• empréstimos e financiamentos;
• salários;
• comissões.

Ao sinalizar cada tipo de movimentação do seu caixa, dá menos trabalho entender suas despesas e receitas e tomar decisões rápidas. Mas não precisa criar muitas categorias, viu? Apenas o suficiente para uma boa gestão.

Por exemplo, você pode ter uma categoria específica para os tributos do Simples Nacional, porque eles variam conforme o volume de vendas. Já os demais tributos, como IPTU, FGTS e INSS, não sofrem essa oscilação. Como não há o que fazer para reduzi-los, não é necessário ter uma categoria específica nesse caso.

É importante ter bem claro também a diferença entre gastos, investimentos, custos e despesas:

• gastos são as saídas de dinheiro, incluindo despesas e custos;
• custo é todo gasto ligado diretamente à produção ou prestação do serviço;
• despesas são gastos operacionais do negócio, como contas de luz, água, impostos etc.

Então, se você vai confeccionar uma blusa para vender, haverá custos com tecido, botões, linha, embalagens, tempo de mão de obra destinado à costura etc. Isso interfere diretamente no preço do produto.

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