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Metodologia torna o trabalho na sua empresa mais eficiente

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Itaú Empresas

• 10 minutos de leitura

Mulher escrevendo em um quadro branco

Muitas pessoas têm dificuldade em organizar a própria rotina de trabalho, definindo o que fazer primeiro e o que deixar para depois. Empresas, especialmente as menores, também enfrentam problemas em organizar as múltiplas tarefas que surgem no dia a dia, distribuindo-as entre os colaboradores, coordenando trabalhos coletivos, orientando prioridades, cobrando prazos. A dificuldade costuma ser ainda maior em relação a projetos novos, que envolvem tarefas não recorrentes.

Pessoas e empresas nessa situação têm muito a ganhar adotando algum sistema de gerenciamento de trabalho que permita visualizar todas as tarefas que precisam ser realizadas, os níveis de prioridade de cada uma delas e os prazos em que precisam estar concluídas.

Há várias maneiras de fazer isso, desde as mais simples, como escrever as tarefas à mão em um caderno e ir atualizando o status de cada uma diariamente, até as mais complexas, como programas de computador próprios para o gerenciamento de projetos.

Do Japão para o mundo

Um dos sistemas mais populares é o método Kanban, que pode ser utilizado tanto por quem prefere fazer os seus controles escrevendo à mão quanto pelos mais adeptos ao computador. Ele foi criado no Japão, nos anos de 1950, inicialmente para organizar o fluxo de trabalho na indústria automotiva. Fez tanto sucesso que se espalhou por diferentes setores no mundo todo.

Segundo Claudinei dos Santos Fermino, consultor de negócios do Sebrae-SP, esse método ajuda a “tornar as prioridades mais claras e elimina a necessidade de instruir constantemente a equipe do que precisa ser feito.”

O método consiste em um quadro com colunas indicando as diferentes etapas pelas quais uma tarefa precisa passar desde o momento em que ela foi definida até a sua conclusão. E por cartões representando cada tarefa, contendo algumas informações básicas. Em japonês, a palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinal”.

Quadro físico ou digital
Esse sistema tem várias vantagens. A primeira é que ele é muito simples de implementar: você só precisa de uma lousa ou um quadro, além de cartões, que podem ser post-its. Para quem tem mais familiaridade com ferramentas digitais, existem programas que levam os princípios do Kanban para o computador, como Trello, Asana, Jira, Monday.com e LeanKit. “Cabe ao gestor definir qual utilizar, podendo até mesmo fazer uma combinação de uso das duas formas para atender a diversas necessidades da empresa”, afirma o consultor do Sebrae.

Outra vantagem é que ele limita o número de atividades que uma pessoa ou um departamento podem realizar simultaneamente, promovendo mais eficiência na conclusão das tarefas prioritárias. Ao mostrar em um quadro todas as tarefas que estão em execução e o estágio de cada uma, facilita a visualização dos fluxos de trabalho e orienta os colaboradores a definir suas prioridades para cada dia. O resultado final é mais eficiência para todos.

Como colocar em prática

Para usar o Kanban na sua empresa, siga os passos abaixo:

  1. Crie um quadro Kanban: Isso pode ser feito fisicamente ou na ferramenta digital escolhida. O quadro deve ter três colunas básicas: "Para fazer", "Em andamento" e "Concluído". Conforme você for se familiarizando com esse sistema, pode adicionar outras colunas, de acordo com as etapas de trabalho específicas da sua atividade.
  2. Identifique as tarefas: Liste todas as tarefas necessárias para concluir um projeto e coloque-as na coluna "Para fazer".
  3. Faça um cartão Kanban para cada tarefa: Cada cartão deve conter um conjunto de informações básica sobre a tarefa, como é mostrado em um tópico mais adiante.
  4. Defina limites de tarefas em andamento: Estabeleça um limite para o número de tarefas que podem estar "Em andamento" ao mesmo tempo para cada pessoa ou departamento. Isso ajudará a evitar sobrecargas e aumentará a eficiência do trabalho.
  5. Assuma ou distribua as tarefas: Partilhe os cartões da coluna “Para fazer” priorizando os itens importantes e respeitando os limites de tarefas simultâneas estabelecidas para cada membro da equipe. Mova-os para a coluna “Em andamento.” Respeite sempre o limite de tarefas simultâneas por pessoa para evitar sobrecarga e manter o foco da equipe na conclusão dos trabalhos assumidos.
  6. Registre a conclusão das tarefas: Ao terminar um trabalho, deve-se mover o respectivo cartão para a coluna “Concluído” e assumir uma nova tarefa.

Veja o exemplo a seguir. Ele mostra a situação de um quadro Kanban referente a um projeto de ampliação do cardápio de um restaurante.

Projeto Novo Cardápio

A fazer Em andamento Concluída
Imprimir 100 exemplares do novo cardápio Tirar fotos dos novos pratos Contratar nutricionista para elaborar proposta de novo cardápio
Testar pratos produzidos pela equipe de cozinha com nutricionista e clientes Treinar a equipe de cozinha para as novas receitas Testar novo cardápio com clientes
Orçar equipamentos e utensílios de cozinha Criar campanha de divulgação Elaborar versão final do novo cardápio
Criar pesquisa para avaliar aceitação do novo cardápio Fazer o projeto gráfico do cardápio Orçar custo de novos pratos e definir preço de venda

Cartões Kanban

Cada tarefa deve estar escrita em um cartão exclusivo. Entenda por “tarefa” não uma ação simples, como “marcar reunião com cliente”, mas um conjunto de responsabilidades que leva certo tempo. Pode ser uma atividade que exige vários dias de trabalho ou algo de duração mais curta.

Alguns usuários gostam de dividir as atividades longas em tarefas que podem ser executadas em períodos de seis a oito horas. Assim, conseguem mover todos os dias um cartão para a coluna “Concluído”, o que promove mais foco no trabalho, busca de eficiência e sensação de dever cumprido.

Cada cartão deve conter um conjunto de informações básicas sobre a tarefa. Os dados mais comuns são:

  • Título da tarefa: Uma breve descrição do que precisa ser feito.
  • Descrição do trabalho: Um resumo da tarefa.
  • Responsável: O nome ou função da pessoa encarregada da tarefa.
  • Prioridade: Um indicador de prioridade, como "alta", "média" ou "baixa", para ajudar a equipe a decidir qual tarefa é mais importante. Pode-se usar cartões de cores diferentes para cada grau de prioridade, facilitando a visualização das tarefas que merecem mais atenção em cada momento.
  • Prazo: A data prevista para a conclusão da tarefa.
  • Dependências: Indica se aquela tarefa depende da conclusão de alguma outra para ser iniciada.
  • Comentários: Qualquer informação adicional relativa àquele trabalho.

Monitore e atualize o quadro e os cartões
A organização do trabalho pelo método Kanban exige monitoramento e flexibilidade. Todos os envolvidos devem acompanhar a movimentação das diferentes tarefas no quadro e é preciso rever frequentemente as informações relativas a cada tarefa.

Muitas vezes, um serviço que parecia simples no início se revela mais complexo, exigindo mudanças de prazo ou até mesmo o desdobramento da atividade em outras tarefas, que podem ser executadas pela própria pessoa ou por outro colaborador.

É importante manter também o limite de tarefas “Em andamento” estabelecido para cada participante, para evitar sobrecargas e melhorar a definição de prioridades.

Tomando esses cuidados, as pessoas se sentem mais seguras em relação às suas responsabilidades e o fluxo de trabalho se torna mais eficiente.