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Como fazer um recibo: passo a passo e exemplos

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• 7 minutos de leitura

Mulher em um ateliê de cerâmica fazendo um recibo simples

Cada vez que você recebe um recibo significa que está com um comprovante de pagamento em mãos. Por outro lado, quem emite está confirmando que recebeu o valor devido pelo produto ou serviço. Mas como fazer um recibo, você sabe?

Essa é uma tarefa rotineira para empresas e até para pessoas físicas. Se ainda tem alguma dúvida sobre o assunto, não deixe de acompanhar a leitura para conferir um passo a passo completo e ainda conhecer alguns tipos de recibos mais comuns.

Quando é preciso emitir um recibo?

Essa é uma das principais questões que serão esclarecidas. O recibo deve ser emitido sempre que acontecer a venda de um produto ou prestação de um serviço que envolva pagamento. Logo, se você está recebendo por algo, é necessário cumprir essa obrigação, de acordo com a Lei Nº 8.846/94.

Outro detalhe importante é que isso independe do valor. Mesmo que seja cobrado um preço irrisório, por exemplo, por um daqueles objetos que compramos em lojas de R$1,00, o recibo deve ser emitido em duas vias — uma para o comprador e outra para o vendedor. Trata-se de uma prática que facilita o controle de fluxo de caixa e representa um direito do consumidor.

Normalmente, quando fazemos uma compra em uma loja física, costumamos receber "dois papéis" depois de finalizar o pagamento. A nota fiscal serve para comprovar a transação comercial — do produto ou serviço entre quem oferece e quem adquire — que transfere a propriedade do objeto/serviço e o recibo comprova a quitação do valor devido.

Isso porque, notas podem ser emitidas mesmo quando não há o pagamento imediato.

Como fazer um recibo simples?

Agora, vamos para o passo a passo de como cumprir a tarefa de fazer um recibo. Não há nenhum segredo especial e esse não é um tipo de documento complexo. Mas é fundamental que as devidas informações estejam presentes. Confira o que é necessário fazer em cada etapa!

Colocar um título


O documento começa pelo título, para identificar o seu objetivo. Nesse caso, não é preciso se preocupar com a criatividade, basta escrever "recibo de pagamento", "declaração de pagamento" ou apenas "recibo".

Descrever o recebimento


Trata-se de uma parte superimportante e que precisa ser preenchida com atenção. Cada recibo deve estar relacionado com uma transação única, por isso precisa ser fiel ao que aconteceu.

Normalmente, os espaços ficam em aberto para serem preenchidos no futuro, caso esteja elaborando um modelo padrão. Então, vale pensar em algo semelhante a:

  • “Eu, (nome da pessoa que está recebendo), declaro que recebi de (nome do responsável pelo pagamento, sendo uma pessoa física ou jurídica) o valor de (quantia paga ou valor total do documento) pela (descreva a tarefa realizada, tipo a compra de um objeto ou a prestação de um serviço em determinada área)."

Inserir os valores em números e por extenso
A recomendação é que os valores sejam descritos de duas maneiras, sendo representados por números e também escritos por extenso. Isso porque, caso haja alguma confusão entre eles, a lei brasileira determina que o valor por extenso é o que deve prevalecer. Portanto, muita atenção nessa hora!

Informar o local, data e assinatura
Para finalizar, deixe um espaço para inserir o local em que ação foi realizada, a data e a assinatura de quem está recebendo o valor devido. Como é um comprovante de recebimento, é o vendedor ou prestador quem vai assinar o documento, mas nada impede que você coloque o nome das duas partes envolvidas.

De forma simples, basta informar a cidade, estado e o dia em que o pagamento foi realizado. Vale também colocar o CPF ou CNPJ do pagador.

Confira dois exemplos completos de recibo para ver como é simples!

  • Recebi da empresa Automatic Ltda, CNPJ n.ºXXXXXXXXX, o valor de R$ 756,00, setecentos e cinquenta e seis reais, referente à prestação de serviços de contabilidade. O valor devido foi quitado e recebido por Jussara Mendes Freitas.
    (Assinatura do recebedor)
    (CPF XXXXXXX)
    São Paulo, SP. 14 de junho de 2022

  • Eu, Maria Cristina Silveira, inscrita no CPF sob o nº XXXXXXXX, recebi de Flávio Cunha Costa, inscrito no CPF sob o nº XXXXXXXXXXX, a importância de R$ 20.000,00, vinte mil reais, referente à compra e venda de um automóvel, não restando mais nenhum pagamento pendente.
    Belo Horizonte, MG, 23 de fevereiro de 2022.
    (Assinatura do recebedor)
    (Nome do recebedor)

Quais são os principais tipos de recibos?

Como citamos, os recibos podem ser utilizados sempre que houver a necessidade de comprovar um pagamento realizado entre pessoas jurídicas e/ou físicas. Algumas das situações em que isso acontece frequentemente são:

  • Pagamento por serviços autônomos;
  • Pagamento para empregados domésticos;
  • Pagamento feito em parcelas;
  • Recibo de salário;
  • Recibo de aluguel.

A verdade é que isso deixa as partes envolvidas mais tranquilas sobre as questões financeiras do acordo que fizeram. Não fazer o recibo de pagamento pode colocar em risco a relação e ainda causar problemas na justiça. Então, na posição de pagador ou recebedor, não deixe de usar os recibos como segurança!

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Por quanto tempo devo armazenar um recibo de pagamento?

Os recibos digitais estão cada vez mais frequentes, mas as versões impressas também continuam circulando bastante. Então, surge outra dúvida, que é "por quanto tempo é necessário armazenar um recibo?". Afinal, estamos falando de um comprovante.

Os consumidores podem ter suas cobranças questionadas durante um período, assim como pode ser necessário apresentar à gestão contábil das empresas. A sugestão é que os recibos sejam guardados por, pelo menos, 5 anos.

Por último, vale saber que os recibos podem ser escritos à mão, elaborados digitalmente e impressos ou, simplesmente, serem virtuais. O que mais importa é que os dados sejam verídicos, constando a assinatura e que sejam emitidos em duas vias.

Agora, você já sabe como fazer um recibo, certo? Sendo assim, não deixe mais essa tarefa passar em branco sempre que precisar comprovar o recebimento de algum valor.

Recibo é o mesmo que nota fiscal?

A resposta é não! Recibo e Nota Fiscal são documentos importantes que registram transações financeiras, mas possuem finalidades e detalhes distintos.

O recibo é uma prova de que um pagamento foi realizado, servindo como uma confirmação simples entre as partes envolvidas. Já a Nota Fiscal é um documento fiscal mais detalhado, que envolve não apenas a confirmação do pagamento, mas também informações sobre o produto ou serviço, incluindo impostos e a identificação do fornecedor e do consumidor.

Além disso, a Nota Fiscal é um requisito legal para a formalização de vendas e serviços, sendo essencial para a contabilidade das empresas e para a arrecadação de impostos pelo governo.

Portanto, apesar de ambos registrarem pagamentos, a Nota Fiscal possui um papel mais amplo e detalhado, relacionado à tributação e à legalidade das transações comerciais.