Nota fiscal eletrônica: o que é, como emitir e os erros que podem custar caro para o negócio

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital obrigatório para registrar operações de compra e venda de mercadorias e serviços. Emiti-la corretamente ajuda a evitar multas, problemas fiscais e inconsistências na gestão da empresa.

Desde a implantação do SPED Fiscal, o fisco tem acesso em tempo real às notas emitidas pelas empresas. Um erro de classificação tributária, uma nota emitida com CFOP incorreto ou uma NF-e cancelada fora do prazo podem gerar autuações, multas e bloqueio do CNPJ.

Este guia cobre o essencial: o que é a nota fiscal eletrônica, como emitir de forma correta para cada tipo de operação e os erros mais comuns que os empresários cometem sem perceber.

Leia também: Planejamento tributário: como garantir conformidade e reduzir custos

O que é a nota fiscal eletrônica e quais são os tipos

A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal digital, gerado e armazenado eletronicamente, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) estadual ou do município.

Ela substitui a nota fiscal em papel e existe em formatos diferentes dependendo da operação realizada pela empresa.

Tipos de nota fiscal eletrônica

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55)

É utilizada por indústrias e empresas de comércio para operações de compra e venda de mercadorias. Seu processamento envolve a Sefaz estadual e o arquivo XML deve ser armazenado por cinco anos.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

É emitida por prestadores de serviço e recolhe o ISS, imposto de competência municipal. Cada município tem seu próprio sistema de emissão, o que significa que uma empresa que presta serviços em cidades diferentes pode precisar de cadastros múltiplos.

Em 2023, o governo federal iniciou a implantação da NFS-e nacional, uma plataforma unificada para emissão em todo o território. A migração para o novo modelo está em curso e afeta principalmente MEIs e pequenas empresas prestadoras de serviço.

NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, modelo 65)

É o documento utilizado para vendas diretas ao consumidor final no varejo, substituindo o cupom fiscal. Exige certificado digital e autorização da Sefaz em tempo real.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

É o documento fiscal das empresas de transporte de cargas. Acompanha toda a movimentação de mercadorias entre estados e municípios.

Leia também: Split Payment: como a Reforma Tributária impacta a emissão de notas

Como emitir a nota fiscal eletrônica: passo a passo

1. Ter o certificado digital

A emissão de NF-e e NFC-e exige certificado digital A1 (arquivo no computador) ou A3 (token físico). O certificado é a assinatura digital da empresa e precisa ser renovado a cada um ou três anos dependendo do modelo contratado.

MEIs e empresas emissoras de NFS-e pela plataforma municipal estão isentos do certificado digital na maioria dos municípios, mas é preciso verificar a regra do município específico.

2. Usar um emissor de NF-e credenciado

A emissão pode ser feita por sistemas próprios integrados à Sefaz, por ERPs com módulo fiscal ou pela plataforma gratuita disponibilizada pela Sefaz estadual. Para empresas com volume baixo de notas, a plataforma gratuita pode ser suficiente. Para volumes maiores, um sistema integrado ao ERP reduz erros e automatiza a escrituração.

3. Preencher os dados obrigatórios com atenção

Os campos obrigatórios incluem: CNPJ do emitente e do destinatário, natureza da operação, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), NCM do produto, CST ou CSOSN (regime tributário do emitente), base de cálculo e alíquota de cada imposto (ICMS, PIS, COFINS, IPI quando aplicável), além do valor total da operação.

O CFOP define a natureza da operação (venda dentro do estado, venda interestadual, remessa para industrialização, devolução, etc.) e impacta diretamente o cálculo dos impostos. Um CFOP errado pode gerar tributação indevida ou crédito fiscal incorreto.

4. Transmitir para a Sefaz e guardar o XML

Após o preenchimento, a nota é transmitida para a Sefaz, que retorna um número de protocolo de autorização. Somente após a autorização a nota tem validade fiscal.

O arquivo XML autorizado precisa ser armazenado pelo prazo de cinco anos. Perder o XML não é apenas um problema de organização: é uma infração que pode resultar em multa.

Os erros mais comuns na emissão da nota fiscal eletrônica

CFOP incorreto

É o erro mais frequente, especialmente em empresas que realizam operações diversas: venda, devolução, transferência entre filiais, remessa para conserto. Cada operação tem um CFOP específico, e confundir pode gerar inconsistência no SPED e autuação.

NCM errado para o produto

A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) classifica a mercadoria e define as alíquotas de IPI e a substituição tributária de ICMS que se aplicam. Um NCM errado pode resultar em recolhimento a menor ou a maior de imposto, ambos passíveis de autuação.

Cancelamento fora do prazo

O cancelamento de uma NF-e autorizada só pode ser feito dentro de 24 horas da autorização, desde que a mercadoria ainda não tenha circulado. Após esse prazo, a operação precisa ser desfeita por carta de correção (para erros que não impactam valores) ou por nota fiscal de devolução.

Não emitir nota em operações que exigem

Empresas que deixam de emitir nota fiscal em vendas tributáveis estão sujeitas a multa de 50% a 150% do valor da operação, dependendo do estado. O monitoramento cruzado entre notas emitidas e movimentações bancárias é rotina nas fiscalizações estaduais.

Armazenamento inadequado dos XMLs

O armazenamento do XML deve ser feito em local seguro e com backup. Muitas empresas armazenam apenas o DANFE (o PDF da nota), sem guardar o XML original. O DANFE não tem validade como arquivo fiscal: somente o XML conta.

Leia também: Imposto de Renda PJ: guia completo para entender suas obrigações

Como a Reforma Tributária muda a emissão de notas fiscais?

A Reforma Tributária aprovada em 2023 vai mudar significativamente o modelo de emissão de documentos fiscais a partir de 2027. Com a criação do IBS e da CBS em substituição a ICMS, ISS, PIS e COFINS, o modelo de nota fiscal precisará ser adaptado para refletir os novos tributos.

O Split Payment, que prevê a separação automática do tributo no momento do pagamento, também impactará a forma como a nota fiscal se relaciona com o recebimento. Empresas que ainda não se prepararam para essas mudanças devem iniciar o processo de adequação de sistemas e processos ainda em 2025.

Como o Itaú Empresas apoia a gestão fiscal do seu negócio

A nota fiscal eletrônica é o coração do registro fiscal da empresa. Ter processos corretos de emissão, armazenamento e escrituração é o que garante que a empresa esteja sempre em conformidade e pronta para qualquer fiscalização.
Empresas que organizam corretamente a emissão e o controle das notas fiscais reduzem riscos e tornam a gestão financeira mais eficiente.

O Itaú Empresas oferece conta PJ com ferramentas de gestão financeira integradas, além de soluções de pagamento de tributos direto pelo app. Organize o financeiro e o fiscal do seu negócio no mesmo lugar. Conheça as soluções do Itaú Empresas.

Leia também: Itaú Emps: conta PJ digital e gratuita para empreendedores

FAQ – Nota Fiscal Eletrônica

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital utilizado para registrar operações de compra e venda de mercadorias. Ela possui validade jurídica, é autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) e substitui a nota fiscal em papel, tornando o processo de emissão, armazenamento e fiscalização mais seguro e eficiente.

Quem precisa emitir NF-e?

A obrigatoriedade de emitir NF-e depende da atividade exercida, do regime tributário e da legislação estadual ou municipal. Em geral, empresas que comercializam mercadorias ou prestam serviços sujeitos à emissão de documentos fiscais precisam emitir a nota fiscal correspondente às suas operações. Em caso de dúvida, vale consultar o contador ou a Secretaria da Fazenda responsável.

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

A NF-e é utilizada para registrar operações de compra e venda de mercadorias, enquanto a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é destinada à prestação de serviços. A principal diferença está no tipo de operação realizada e no órgão responsável pela autorização: a NF-e é emitida pela Secretaria da Fazenda estadual, enquanto a NFS-e é administrada pelos municípios ou pela plataforma nacional, conforme o modelo adotado.

Quanto tempo preciso guardar o XML da nota fiscal?

O arquivo XML da nota fiscal deve ser armazenado por, no mínimo, cinco anos, contados a partir da emissão do documento. Esse arquivo é o documento fiscal oficial e pode ser solicitado em fiscalizações. Guardar apenas o DANFE não substitui a obrigação de manter o XML arquivado.

Posso cancelar uma nota fiscal depois de emitida?

Sim, desde que o cancelamento seja realizado dentro do prazo definido pela legislação e que a mercadoria ainda não tenha circulado ou o serviço não tenha sido prestado. Após esse período, a correção da operação pode exigir outros procedimentos, como emissão de nota fiscal de devolução ou outros documentos fiscais previstos na legislação.

Quais erros na emissão da nota fiscal podem gerar multa?

Alguns dos erros mais comuns que podem resultar em autuações são utilizar CFOP ou NCM incorretos, deixar de emitir nota fiscal quando obrigatória, informar dados inconsistentes, cancelar a nota fora do prazo permitido e não armazenar corretamente o arquivo XML. Além das multas, essas situações podem gerar problemas fiscais e dificultar a regularidade da empresa.

Como evitar erros na emissão da nota fiscal eletrônica?

A melhor forma de evitar erros é manter os sistemas de emissão atualizados, revisar as informações antes da transmissão da nota, acompanhar as orientações da Secretaria da Fazenda e contar com o apoio do contador para validar a classificação tributária e os códigos fiscais utilizados. Além disso, manter os arquivos XML organizados e armazenados corretamente reduz riscos em eventuais fiscalizações.