Investir em tecnologia com poucos recursos: é possível?

Em um cenário no qual a inovação tecnológica é cada vez mais valiosa para a competitividade, como pequenas e médias empresas podem se destacar, mesmo quando não contam com muitos recursos para esse investimento?

Inovação é a palavra de ordem no mercado atual. Seja porque os consumidores estão continuamente revendo seus hábitos e demandas ou porque novas abordagens e processos são disponibilizados a cada dia para empreendedores e empreendedoras, a capacidade de inovar e se adaptar é hoje um grande diferencial para que empresas, especialmente para as de pequeno e médio porte, possam responder diretamente às necessidades de seus clientes.

Embora a inovação não dependa necessariamente de recursos tecnológicos, muitas das novidades que trazem possibilidades de aumentar a produtividade e os lucros de um negócio estão atualmente atreladas à tecnologia. E é aí que algumas pessoas responsáveis por gerir pequenas e médias empresas se vêem com um desafio pela frente: como investir em tecnologia, algo tão importante para a inovação, quando os recursos são limitados?

Apesar de parecer difícil, há estratégias que tornam tecnologias variadas mais acessíveis para as empresas que não têm muito orçamento para investir. Descubra algumas delas neste artigo.

Benefícios do investimento em tecnologia

Escolher investir em tecnologia, apesar das restrições orçamentárias, pode trazer benefícios para pequenas e médias empresas que facilmente irão compensar o esforço inicial. Para além da modernização dos processos, a tecnologia pode contribuir diretamente para o crescimento sustentável do seu negócio e ainda permitir que ele se destaque no cenário de competitividade no mercado.

Para começar, já podemos destacar entre os principais benefícios a redução de custos operacionais - um retorno direto em economia. A automação de tarefas rotineiras e manuais, por exemplo, dá a possibilidade de direcionar sua equipe para atividades mais estratégicas, otimizando, assim, o uso dos recursos humanos e financeiros.

A tecnologia também traz relação direta com o aumento da produtividade. Ferramentas de comunicação e colaboração, como plataformas de trabalho remoto e sistemas de gerenciamento de projetos, permitem que as equipes trabalhem de forma mais eficiente, independentemente de sua localização física.

No comércio, por exemplo, sistemas de ponto de venda (PDV) integrados facilitam o controle de estoque, pedidos e entregas, reduzindo desperdícios e melhorando a eficiência logística. Sistemas integrados de gestão empresarial (ERP) podem unificar diversas operações em uma única plataforma, facilitando a coordenação entre diferentes departamentos e melhorando a transparência dos processos. Em empresas de prestação de serviços, softwares de agendamento online podem otimizar o tempo e o atendimento ao cliente.

Outro benefício importante é a melhoria na tomada de decisões. Com o auxílio de tecnologias como a inteligência artificial e análise de dados, as empresas podem obter insights valiosos sobre suas operações e mercado. Esses dados vão embasar melhor as decisões estratégicas - o que pode resultar em mais eficiência e competitividade. Além disso, somente com a ajuda da tecnologia é possível analisar um grande volume de dados com alta rapidez e precisão. Essa particularidade, trazida com alguns sistemas de gestão, possibilita que as PMEs ajustem suas estratégias em tempo real, respondendo prontamente às mudanças do mercado.

A tecnologia pode ainda expandir o alcance de mercado das pequenas empresas. A presença online, possibilitada por ferramentas de marketing digital e e-commerce, permite que empresas alcancem novos mercados regionais, nacionais e até internacionais. A automação de processos de venda e atendimento ao cliente melhora a experiência de consumo e aumenta a capacidade da empresa de lidar com um volume maior de demandas sem comprometer a qualidade do serviço.

Avaliando suas necessidades tecnológicas

Os benefícios que a tecnologia pode proporcionar são inquestionáveis, mas é aqui que começamos a pensar no planejamento para obtê-los. Afinal, quando há um orçamento limitado, cada real investido é importante para garantir o máximo retorno possível. Por isso é necessário fazer uma avaliação cuidadosa de suas necessidades antes de alocar recursos nas soluções disponíveis. O primeiro passo é fazer um diagnóstico detalhado das áreas da empresa que mais podem se beneficiar da tecnologia. Identifique aqui os gargalos nos processos atuais, pontos de ineficiência ou que podem ser melhorados e avalie se implementar, por exemplo, uma automação comercial poderia liberar recursos para tarefas mais estratégicas. Um comércio pode estar precisando de um sistema de PDV mais eficiente para melhorar a gestão de estoque, enquanto uma empresa de prestação de serviços pode se beneficiar de um software de agendamento para otimizar o atendimento ao cliente.

Definindo os objetivos

Com as necessidades alinhadas, defina quais são os objetivos da sua empresa no momento e como a tecnologia adequada pode ajudar a alcançá-los. É importante que esses objetivos estejam alinhados com a estratégia geral do negócio: por exemplo, se a meta é aumentar a eficiência operacional, o foco pode estar em ferramentas que automatizem processos administrativos. Se o objetivo é expandir o alcance de mercado, investir em marketing digital e e-commerce pode ser a melhor escolha.

Análise de custo-benefício

Vai valer a pena esse investimento? Essa é a pergunta que a análise de custo-benefício te ajuda a responder. Nessa avaliação, o custo inicial e contínuo de uma tecnologia é comparado diretamente com os benefícios que ela trará ao negócio - que podem incluir o aumento da produtividade, redução de erros, melhoria na qualidade do serviço e maior satisfação do cliente. É por isso que, para analisar o custo-benefício, tanto suas necessidades quanto objetivos já devem estar muito bem definidos.

Como fazer isso? Há seis passos que ajudam você a realizar uma boa análise:

1 - Identifique e liste os custos:

Custos iniciais
Custos contínuos (manutenção, suporte técnico, assinaturas)

2 - Identifique e liste os benefícios:

Benefícios tangíveis - que podem ser quantificados em termos financeiros

Benefícios intangíveis: mais difíceis de quantificar, mas igualmente importantes, como a melhoria na satisfação do cliente, aumento da precisão dos processos, melhor tomada de decisão, vantagens competitivas.

3 - Quantifique os benefícios:

Produtividade: tempo / mão de obra que estão sendo otimizados com a tecnologia e o valor monetário dessa economia.
Redução de erros: impacto da redução de erros trazida pela tecnologia implantada nos custos operacionais.

4 - Melhoria na qualidade do serviço:

Como a tecnologia pode melhorar a experiência do cliente e fidelizá-lo, o que pode levar a um aumento nas vendas.

5 - Retorno sobre o Investimento (ROI)

Com os outros passos mapeados, é possível aplicar a fórmula utilizada para calcular o retorno do investimento em relação ao custo:

ROI = (receita gerada – custos e investimentos) / custos e investimentos

Exemplo: imagine que o ganho da sua empresa tenha sido de R$ 200 mil e o investimento inicial tenha sido de R$ 20 mil. Utilizando a fórmula de ROI acima, temos:

ROI = (R$ 200.000,00 - R$ 20.000,00) / R$ 20.000,00

ROI = 9

Neste caso, o Retorno Sobre o Investimento teria sido de 9 vezes o investimento inicial. Multiplicando esse resultado por 100 obtemos a porcentagem: 900% de retorno.

6 - Cenário comparativo

Compare o cenário da sua empresa sem a tecnologia (desempenho, custos de continuar com os métodos atuais, as possíveis perdas de oportunidades) com o cenário no qual a tecnologia é aplicada. Isso pode ajudar a visualizar as vantagens do investimento.

7 - Considere o prazo de retorno

Determine em quanto tempo o investimento se pagará. O prazo de retorno é o período necessário para que os benefícios acumulados igualem os custos iniciais. Isso deve ser avaliado com base em todo o mapeamento financeiro que você já fez até aqui.

Vale a pena contratar um financiamento para investir em tecnologia?

Mesmo com um planejamento cuidadoso, algumas PMEs não contam com dinheiro em sua reserva para investir. Neste caso, algo a se considerar é contar com o auxílio de um financiamento.

Com a análise de custo-benefício bem desenhada, você pode entender se contratar uma linha de crédito agora para conseguir investir em um recurso tecnológico será vantajoso para sua empresa.

Linhas de crédito como o Pronampe, que oferece vantagens para pequenos negócios, podem se encaixar perfeitamente nessas condições. Se você for um correntista Itaú Empresas, pode contar ainda com soluções que se encaixem de forma ainda mais específica em sua necessidade e possibilidade de pagamento, como a Conta Garantida, que facilita seu controle ao disponibilizar crédito em uma conta separada, e o Risco Sacado, que possibilita aos seus fornecedores anteciparem os recebíveis com vencimentos futuros.

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Aproveitando parcerias e consultorias

Explore também a possibilidade de firmar parcerias com fornecedores de tecnologia ou com consultorias especializadas, que podem oferecer acesso a produtos e à sua expertise que, de outra forma, seriam inacessíveis, em troca do serviço que você oferece, de descontos em produtos de sua loja ou mesmo de divulgação da marca junto à sua empresa.

Além da condições comerciais vantajosas e de um acesso facilitado a suporte técnico, essa troca pode possibilitar também uma maior divulgação da sua marca, sendo vantajosa sob vários aspectos.

O mais importante é: esteja aberto. Aberto a descobrir tecnologias interessantes para seu negócio, para trocar com outras empresas, para avaliar a possibilidade de investimento. A inovação tecnológica é o presente e o futuro do mercado de trabalho - e você pode e deve fazer parte dessa tendência.