O que é certificado digital e por que sua empresa precisa de um?

Com a digitalização das empresas, muitas demandas surgiram para trazer maior adesão tecnológica ao dia a dia do negócio. Com isso, novas tecnologias passaram a ser incorporadas no cotidiano das organizações para garantir maior segurança. Uma das tecnologias mais utilizadas atualmente, não só para isso, mas também para agilizar processos diários, é o certificado digital.

Para quem está abrindo seu primeiro negócio, é possível ficar um pouco perdido nesse assunto. Por isso, preparamos um guia completo sobre o tema para ajudar você a tirar suas principais dúvidas e entender a importância do certificado digital. Confira!

Vale a indicação: Já pensou em ter uma conta empresarial completa e com diversas soluções para ajudar na gestão da sua empresa? Confira os benefícios da conta PJ do Itaú Empresas.

Trata-se de um documento que atesta a sua identidade no ambiente digital. Assim, você consegue provar que é o responsável, por exemplo, pela transação de emissão de uma nota fiscal ou emissão de um contrato.

Ainda, é reconhecido com validade jurídica, logo, um documento que seja emitido com um certificado digital é validado pela lei como legítimo.

Para tanto, ele utiliza chaves criptográficas para conferir maior segurança. Dessa forma, apenas as pessoas envolvidas na comunicação (emissor e destinatário) têm acesso ao conteúdo do documento. Ademais, isso garante que a sua identidade não poderá ser violada ou fraudada.

Um certificado digital é composto pelas seguintes informações:

• Informações da empresa;
• Chave pública associada ao CNPJ;
• Assinatura digital da empresa que for a Autoridade Certificadora Confiável.

O certificado digital, para além de uma obrigatoriedade sobre a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, pode ser uma oportunidade de trazer maior agilidade para o dia a dia do negócio.

Nesse sentido, se a sua empresa trabalha com assinatura de contratos, por exemplo, o certificado digital facilita os processos, já que é possível enviar o documento devidamente registrado, com validade jurídica.

Portanto, os benefícios de ter um certificado digital para o negócio são:

• Fazer transações bancárias com segurança;
• Assinar contratos virtualmente;
• Minimizar burocracias, como envio do documento físico para que a outra parte tenha que assinar;
• Registrar itens no INPI;
• Emitir documentos fiscais;
• Facilitar o trabalho de contabilidade on-line;
• Maior segurança, já que não é possível fraudar uma assinatura digital;
• Redução no uso de papel;
• Investimento e sustentabilidade, entre outros pontos.

O certificado digital é obrigatório para empresas que:

1. Vão emitir Nota Fiscal Eletrônica, mesmo que aquelas inscritas como MEI ou Simples Nacional;

2. Optem por outros regimes tributários — Lucro Real e Lucro Presumido;

3. Têm mais de 5 funcionários, pois é exigido no demonstrativo do FGTS;

4. Devem fazer a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Importante: Se a sua empresa está inscrita no Simples Nacional — sendo MEI ou ME — e não é obrigada a emitir nota fiscal na sua atuação, não é preciso ter certificado digital.

A resposta é: depende. Nos casos em que a pessoa abre seu CNPJ como MEI e precisa emitir notas fiscais, a resposta é: sim.

Isso porque, atualmente, para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, é preciso utilizar o certificado para oferecer maior autenticidade e segurança no processo.

Isso é interessante, também, para outras situações em que você precisará realizar transações que necessitem da autenticação de sua identidade.

Afinal, quais são os principais tipos de certificado digital existentes no mercado hoje? Temos dois: o A1 e o A3. Vamos ver suas diferenças a seguir.

• Certificado A1

Instalado diretamente em um computador específico, é a opção utilizada, por exemplo, para quem é MEI. Pode ser adotado quando apenas uma pessoa ficará responsável pela emissão de documentos do negócio.

• Certificado A3

O certificado fica armazenado em token ou smartcard, de forma que a assinatura pode ser realizada digitalmente em diversos dispositivos, só precisando utilizar a mídia móvel para isso. Trata-se de uma opção para profissionais liberais, como advogados, e para empresas que tenham mais de um profissional que realiza esse tipo de ação. Assim, basta plugar o token ou smartcard para realizar a assinatura.

Todo certificado digital tem um período de validade e, após esse tempo, é necessário renovar. O prazo dependerá do tipo de certificado digital que você contratou:

• A1: 12 meses;
• A3: 12, 24 ou 36 meses, dependendo da contratação realizada.

A renovação garante maior segurança a sua empresa, principalmente no que se refere a atualização de normas e padrões. Caso sua empresa não renove dentro do prazo, há o cancelamento automático do certificado digital. Esse processo não pode ser revertido, resultando na necessidade de uma nova aquisição, por meio da compra e emissão do certificado.

Digamos que você vai precisar do certificado digital e, ao pesquisar sobre o assunto, descobriu que há, ainda, os certificados digitais e-CNPJ e o NF-e. Quando utilizar cada um deles? Separamos as principais informações sobre eles a seguir.

• e-CNPJ

Esse certificado é feito apenas para os representantes legais da empresa, ou seja, só pode registrá-lo os empresários, sócios ou um eventual representante legal que esteja devidamente cadastrado para isso por meio de procuração.

Normalmente, é utilizado para assinar qualquer tipo de documento digital que tenha validade jurídica. Então, se você for assinar um contrato de prestação de serviço por parte de uma agência de marketing para traçar estratégias focadas na construção de jornada do herói, por exemplo, pode utilizá-lo.

• NF-e

O certificado NF-e pode ser utilizado tanto pelos gestores e representantes legais quanto por funcionários da empresa que sejam autorizados para executar a ação de emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Vale lembrar que esse tipo é gerado exclusivamente para a emissão da NF-e.

Por isso, na hora de solicitar o certificado digital para seu negócio, é importante considerar os tipos para fazer a escolha mais adequada. Como vimos, ele pode ajudar bastante a otimizar o dia a dia da sua empresa.

Agora que você sabe todas as informações essenciais para adquirir o certificado digital mais adequado para a sua empresa, não deixe de incluir essa questão no seu plano de negócios.

Para mais conteúdos exclusivos como esse, cadastre-se na plataforma do Itaú e melhore ainda mais suas ações como empreendedor!